Angående afvikling af større arrangementer på Gentofte Sportspark faciliteter.
Kære hjemmehørende klubber/foreninger og indlejere
Booking og bestilling før arrangementet
Det er klubben/indlejer selv, der står for arrangementet/bookingerne, så det er klubbens opgave og ansvar at booke alt, hvad der er behov for i god tid.
Dette skal foregå igennem Bookingsystemet Conventus
Man skal udfylde en bestillingsseddel, når det er et større arrangement, hvor det fremgår hvilke type arrangement det er, og hvad der er behov for.
Hvis man har et rigtig stort arrangement, kan det være nødvendigt at leje flere containere/skraldespande, men dette skal meldes i god tid og skrives på bestillingssedlen. Det samme gælder, hvis der er behov for leje af ekstra toiletvogne, som umiddelbart er på klubbens egen regning.
I skal selv sørge for at tage imod levering af varer til arrangementet, og hvis I ikke kan, skal det aftales med kontoret/vagten. HUSK at oplyse den rigtige adresse for hvor varen skal afleveres, hvem der har booket varen og kontaktperson til fragtfirmaerne. I skal også give os besked om, hvornår der kommer leveringer, og hvor den skal hen.
Oversigtskort med adresser
Afvikling af arrangementet
Vi sørger for de ting, som I har brug for, er klar – men I stiller det selv klart, som I vil have det.
Det er klubben/indlejer som arrangør, der har ansvaret for, at der ikke er blokeret for nøddøre eller brandveje. Det vil sige, at I skal anvise og sørge for at fx.. foodtrucks og lign. Ikke parkerer eller sætter ting op, der spærrer for disse.
Har I brug for at pullerterne/porte bliver lukket op, kan I låne nøglen hos vagten. I skal også selv sørge for, at der bliver lukket igen, således at uvedkommende biler ikke kan køre ind og parkere.
Oprydning efter arrangementet
Husk oprydning af især tribuner, lokaler, køkken og at sørge for, at affald kommer i affaldsposer. Bliver de fyldte eller ligger der mad i, skal affaldsposerne lukkes og smides i affaldscontainerne (ved ishallen) og ny pose skal sættes i.
Det er også jeres ansvar, at der bliver ryddet op efter arrangementet, uanset om I benytter eksterne leverandører/firmaer til forplejning og oprydning.
Vi vil også minde jer klubber om at holde orden i depoterne, som I råder over.
I skal være opmærksomme på, at hvis I efterlader et større oprydnings- og rengøringsarbejde på vores faciliteter, vil der komme en ekstra regning til klubben på 450,- kr. pr. time pr. medarbejder. Hvis I smider vores lånenøgler eller andet af vores materiale væk, opkræves klubben også betaling.
Der er ofte glemte sager i forbindelse med større arrangementer. Værdigenstande skal afleveres til vagten og kan afhentes på vagtkontoret efter aftale og glemte ting lægges i de respektive glemmekasser, eller I selv kan indsamle og kontakte dem, det vedrører.
Til info – så dækker Sportsparkens forsikring kun Sportsparkens faciliteter og bygninger. Alt andet, der bliver væk eller beskadiget, skal dækkes af klubbens eller deltagere/tilskuers egen forsikring.