Arrangementer

Booking, bestillingsseddel, klargøring, afvikling og oprydning

Kære hjemmehørende klubber/foreninger og indlejere

Angående større arrangementer afvikling på Gentofte Sportspark faciliteter.

Booking og før arrangementet
Det er klubben/indlejer selv der står for arrangementet/bookingerne, så er det klubbens opgave og ansvar at booke i god tid, alt hvad der er behov for.

Man skal udfylde en bestillingsseddel, når det er et større arrangement. Hvor det fremgår hvilke type arrangement det er og hvad der er behov for.

Har man et rigtig stort arrangement, så kan det være nødvendigt at indleje flere container/skraldespande, så skal det meldes i god tid og skrives på bestillingssedlen. Det samme gælder, hvis der er behov for indlejning af ekstra toilet vogne, som umiddelbart er på klubbens egen regning.

Levering af varer til arrangementer, skal I selv sørge for at tage imod og når I ikke kan, så skal det aftales med kontoret/vagten. HUSK at oplyse den rigtige adresse for hvor varen skal afleveres og hvem der har booket det og kontaktperson til fragtfirmaerne. I skal også give os besked, hvornår der kommer leveringer og hvor det skal hen.

Oversigtstegning med adresser: http://sportspark.gentofte.dk/-/media/Websites/SPORTSPARK/Dokumenter/Oversigtskort/Ny-GISnummerering-kort-2014-GSP-fuldt-udbygget.pdf

Afvikling af arrangementet
Vi sørger for de ting I har brug for er klar – men I stiller det selv klart, som I vil have det.

Det er klubben/indlejer der står som arrangør der har ansvaret for, at der ikke er blokeret for nøddøre eller brandveje, det vil sige at I skal anvise og sørge for at f.eks. foodtrucks og lign. Ikke parkerer eller sætter ting op der spærrer for disse.

Har I brug for at pullerterne/porte bliver lukket op, kan I låne nøglen hos vagten. I skal også selv sørge for der bliver lukket igen, sådan at uvedkommende biler ikke kan kører ind og parkerer.

Oprydning og efter arrangementet
Husk oprydning af især tribuner, lokaler, køkken og sørge for affald kommer i affaldsposer. Bliver de fyldte eller ligger der mad i, skal affaldsposerne lukkes og smides i affaldscontainerne (ved ishallen) og ny pose sættes i.

Det er også jeres ansvar at der bliver rydde op efter arrangementer, uanset om I benytter eksterne leverandører/firmaer til forplejning og oprydning.

Vi minder jer også klubberne om at holde orden i depoterne I råder over.

I skal være opmærksomme på at hvis I efterlader et større oprydnings- og rengøringsarbejde på vores faciliteterne, vil der komme en ekstra regning til klubben på 405,- kr. pr. time pr. medarbejder. Hvis I smider vores lånenøgler eller andet af vores materiale bliver væk opkræves klubben også betaling.

Der er ofte glemte sager i forbindelse med større arrangementer, værdigenstande skal afleveres til vagten og kan afhentes på vagtkontoret efter aftale og glemte ting lægges i de respektive glemmekasser eller I selv kan indsamle og kontakte dem det vedrører.

Til info – så dækker Sportsparkens forsikring kun Sportsparkens faciliteter og bygninger, alt andet der bliver væk eller beskadiget skal dækkes af klubbens eller deltagere/tilskuers egen forsikring.