Til foreningerne
Til de hjemmehørende foreninger
Booking systemet Conventus
Alle hjemmehørende foreninger skal være oprettet på Conventus
Det er klubberne selv der opretter sig i Conventus.
Det er også foreningen der selv opretter de øvrige brugere af booking systemet, både dem der skal være, de lovpligtige kontakt personer som formand og kasserer, men også de øvrige brugere der skal være som f.eks. trænere der skal kunne afmelde hold osv.
Foreningen giver selv titler og rettigheder til deres brugere og hvem der skal vises ude på Gentofte Fritidsportal.
Det er også i Conventus at alle skal lave deres ansøgninger på tider, til banefordelingerne der sker i underudvalgene. Det er også i Conventus alle bookinger skal laves og det er også her man kan søge tilskud og bekræfte man indhenter børneattester osv.
Data fra booking systemet vises både på vores infoskærme og på den offentlige hjemmeside Gentofte Fritidsportal, hvor de lovpligtige kontaktpersoner også skal kunne ses.
Foreningssværktøjer
Derudover er Conventus også et program til foreninger, hvor de kan håndterer alt det administrative i foreningsdriften hurtigt og nemt.
Gentofte Kommune har købt Conventus pro adgang til alle, så du får mulighed for at bruge det fulde potentiale af programmet som Gentofte Kommune forening.
Der er muligheder for tilkøb - f.eks. hjemmeside løsninger og meget andet.
Ansøge bookinger udenfor åbningstid
Det er muligt for de hjemmehørende klubber og hvis det er meget nødvendigt, at booke Gentofte Sportspark faciliteter udenfor åbningstiden.
Uden bemanding
Hvis bookingen foregår på en facilitet hvor der ingen problemer er med hverken alarmer, varslingsanlæg eller andre former for udfordringer med at benytte faciliteten uden Teknisk Servicemedarbejdere, så kan man booke det igennem kontoret og udfylde formularen omkring adgang udenfor åbningstid. Kontakt os på sportspark@gentofte.dk
Med bemanding
Der er helligdage/lukkedage hvor dette er muligt i tidsrummet kl. 9-16, men det skal stadig bookes og bekræftes af kontoret.
Hvis bookingen foregår på en facilitet hvor der skal være Teknisk Servicemedarbejdere til steder, så skal dette ansøges i god tid til driften/kontoret og afvente bekræftelse på at det kan bookes ind og der er sat bemanding på.
Nøgler & adgang
Eller man får udleveret lånenøgler til bookinger f.eks. til omklædning og lign.
Vaskerum & kort
Hjemmehørende foreninger kan få vaskekort med beløb på så de kan benytte vaskemaskinerne i Ishal1.
Det er foreningens bestyrelse/kontakt person til kontoret, som kan bestille kort og bestemmer hvilke beløb der skal sættes på.
Hver gang man benytter kortet, trækkes de beløb der skal bruges for at vaske, forbrugsmidler og tørring.
Man bestiller, får kortet og får sat "penge" ind på kontoret, som derefter sender faktura til foreningen.
Motionsrum
Motionsrum kan benyttes af medlemmer for sportsparkens hjemmehørende klubber, eller efter særlig tilladelse fra Gentofte Kommune.
Kondirum og indgang er videoovervåget. Overtrædelse af reglerne kan medføre bortvisning og inddragelse af adgangsbrik.
Motionsrum er åbent i sportsparkens åbningstid, men SKAL forlades senest ½ time før lukketid.
Adgangsbrikken er en del af et sikkerhedssystem og skal opbevares forsvarligt.
Brikken er personlig og må ikke overdrages eller give adgang til andre.
Køb og fornyelse af adgangsbrik sker igennem kontoret og du skal lægge din brik til opdatering i den hvide postkasse ved vagtkontoret
Depot rum & klubrum
Når det er muligt har vores hjemmehørende klubber fået deres eget depot eller klubrum/klubhus.
Hvis I som hjemmehørende klub mangler depot plads - skal I kontakte kontoret på sportspark@gentofte.dk
Alle hjemmehørende klubber kan gratis også booke vores og hele Gentofte Kommunes mødelokaler til klub arrangementer.
Forbund & landshold
Betaling
Sportslige arrangementer, der afholdes af forbund og lign. og ikke afholdes af de hjemmehørende klubber, skal betale for leje for hele bookingen.
Betaling kun for selve kampen
Gentofte Kommune betingelserne for brug af hallen/baner og anlæg, når der er hjemmehørende foreninger i et samarbejde med landshold eller forbund.
I forbindelse med Landskampe skal forbundet betale leje af hallen/anlæg, i de timer som arrangementet foregår.
I forbindelse med træning, hvor der deltager hjemmehørende klubbers spillere og det foregår i ellers ledig tid, stiller vi hallen gratis til rådighed for den hjemmehørende klub/forening, uanset, at der er tale om rene medlemmer-spillere eller medlemmer-spillere sammen med landsholdet.
Det er altså en forudsætning, at der deltager hjemmehørende medlemmer-spillere i træningen.
Betingelser
Det er en betingelse af al kommunikation og booking går i gennem den hjemmehørende klub/forening og i god tid, – hvis det skal være muligt ikke at betale leje af bookingen.
Arrangementet
Afvikling på selve dagen skal umiddelbart kunne foregå uden at GSP personale involveres, til almindelig klargøring, afholdelse og oprydning. Der er dog visse opgaver der kan kræve det tekniske personale og det skal derfor oplyses på bestillingssedlerne, som den hjemmehørende klub sørger for at udfylde og sende til kontoret allersenest 14 dage før større arrangementer.
Den hjemmehørende klub/forening er ansvarlig for brugen af lokalerne, dvs. at lokalerne efterlades i samme stand som de modtages, dvs. opryddede.